Videokonferencer anvendes i stigende grad til at afvikle møder. Det er effektivt og billigere end et fysisk møde, fordi mødedeltagerne ikke skal flytte sig fysisk for at deltage.
Men man kan ikke bare tage dagsorden og formen fra et almindeligt fysisk møde og få succes med det på en videokonference.
Under billedet nedenfor kan du læse om fem særlige obspunkter, når du afholder videmøder.
Men overvej først,. om det måske var mere relevant at holde et telemøde.
Telefonmøde eller videomøde?
Nogen gange er det en fordel at afvikle et telefonmøde fremfor et videomøde. Det skyldes, at der skal mindre teknik til, fordi folk blot skal ringe ind på samme nummer. Det giver den fordel, at man kan gennemføre mødet næsten uanset, hvor man befinder sig, og uden at skulle installere en videomødeapp. påføre sig headset og tilsvarende. Ved et rent telefonmøde er der således langt færre forstyrrende elementer. Så hvis man blot skal tjekke ind omkring en enkelt beslutning eller have koordineret et enkelt tema, kan et telefonmøde være det mest optimale. Længere og mere komplekse møder bør aldrig gennemføres som telefonmøde. Vær også opmærksom på, at det faktum, at man ikke kan se hinanden, ofte vil føre til at deltagerne i forfalder til at tjekker mails og andre opgaver undervejs i mødet.
Læs her nogle gode tips til telemøder.
Fem særlige obs punkter, når du holder videomøder
Uden videomøder ville der være dyre rejseomkostninger og store forsinkelser på beslutninger. Videoen kan noget andet end telefonen. Flere forskere både fra Danmark (Hassert og Due) men særligt fra USA har undersøgt, hvornår det virker bedst.
Mødeleder bør altid være kompetent facilitator, men i videomøder er det ekstra vigtigt.
Her er fem ting, du skal være særligt opmærksom på.
1. MATERIALE, DER VISES PÅ MØDET, KAN GIVE SKÆVT SAMARBEJDSMILJØ
Send præsentationer, som du eller andre vil vise på mødet, men som ikke allerede er sendt ud med dagsorden, til de virtuelle deltagere før mødet.
Også selv om den teknologi, du bruger, tillader at vise det, hjælper du den virtuelle deltager til at kunne fokusere. Og du sikrer, at mødet kan gennemføres, uanset hvad der sker med teknologien, fordi I altid kan slå over på et andet medie, f.eks. telefon.
2. DER ER RISIKO FOR MULTITASKING
Design mødet så du undgår multitasking.
Design mødet, så det kan klares på under en times tid, eller hold gode pauser for hver time. Det er meget vanskeligt at fastholde fokus længere på et videomøde.
Paradokset er, at videomøder er bedst egnet til rutineopgaver og informations-møder (Cichomska et al., 2015). Den slags møder indebærer ofte lange perioder, hvor den enkelte mødedeltager kun lytter. Det skaber en risiko for, at deltageren forfalder til at løse andre opgaver, imens mødet kører. Sandsynligheden øges, når de andre deltagere ikke kan se vedkommende, når emnet er irrelevant for ham og når han ikke har en specifik og synlig rolle (Cichomska et al., 2013).
Du kan aktivere dine deltagere, ved at give dem klare roller. Hvis du ikke selv er stærk facilitator, kan du give en deltager ordstyrer-rollen. Du kan også dele ansvaret for enkeltpunkter ud, referentopgaven, tidsstyrer mv.
3. TYDELIG AFVIKLING ER AFGØRENDE
- Åbn mødet med at gøre alle roller tydelige.
- Virtuelle møder kræver en særlig god disciplin af alle mødedeltagere.
- Alle skal være særligt opmærksomme på ikke at afbryde, tale tydeligt og altid til kameraet - også selv om der sidder flere fysisk i samme rum.
- Fjern alt baggrundsstøj. Stop mødet og påpeg det, hvis der er kuglepens-klik, tyggegummi-smask eller andre lyde, der forstyrrer.
- Begynd mødet med at gøre det klart, hvem, der gør hvad, hvis teknologien svigter. Mødet må ikke blive afbrudt af, at en enkelt deltager falder ud.
- Gør det også klart, hvordan man får ordet, og at du er ordstyrer.
- Præsenter alle, eller lad dem præsentere sig selv, og følg løbende op på, at alle er med ved at stille spørgsmål direkte til dem.
- Orienter hyppigt om processen, dvs. hvor I er i dagsorden, hvor lang tid der er igen på det aktuelle punkt.
4. ULIGE VILKÅR SKAL HÅNDTERES
Vær særligt opmærksom, når deltagerne ikke har lige vilkår.
Det kan f.eks. være, hvis nogen sidder fysisk sammen og andre alene i det virtuelle møde. Studier viser, at det er bedre, at deltagerne sidder med hver sin enhed (f.eks. skype), fremfor samlet i mindre grupper om én enhed. Der er tendens til, at den, der styrer enheden, også styrer samtalen. (Anderson et al. 2007).
Vær ekstra opmærksom på at orientere om, hvad der sker i et team, der sidder sammen. Det kan f.eks. være, hvis en person går ud af mødet eller en sjov kommentar giver anledning til en fælles oplevelse. De virtuelle deltagere kan ikke se dette, og du må derfor involvere dem ved at orientere - også om de små ting.
Brug både øjenkontakt og håndbevægelser til at signalere, hvem der er næste i tale rækken (Beck, 2014). Det giver den, der taler, signal om at runde af og den, der skal tale, signal om, at hun er næst.
5. VIDEOMØDER MÅ IKKE STÅ ALENE
Suppler videomøder med asynkrone - og fysiske møder.
Fysiske møder foregår på samme tid og samme sted. Videomøder foregår på samme tid men forskellige steder. Asynkrone møder foregår på forskellig tid forskellige steder. Det kan f.eks. være digitale afstemninger, digital brainstorming eller lignende, som folk arbejder sammen om, men på forskellige tidspunkter.
Tillid i teamet bygges langsommere op, hvis I kun mødes på video. Det skyldes dels at manglen på fysisk øjenkontakt og kropssprog påvirker måden, vi opfatter hinanden på, men også at der er færre uformelle private samtaler deltagerne imellem, pga. den gennemsigtighed i kommunikation som er nødvendig i virtuelle teams. (Allison et al., 2015). Derfor er fysiske møder vigtige. Asynkrone møder kan spare virkelig meget tid, fordi du kan bruge det til at lufte synspunkter på forhånd. Det kan hjælpe dig til at skære de virtuelle møder ned i tid.
