Var du tilfreds med det møde, I netop har afholdt? Nåede I det, du havde forestillet dig, da du lavede dagsorden og designede mødet? Hvis svaret er nej er der to greb, du kan tage. Læs mere om dem i denne artikel.
Når et møde er slut, er det helt naturligt at evaluere det. Mange ledergrupper gør det samlet som sidste punkt på mødet, og det bidrager til en fin fælles forståelse af mødets store betydning for gruppens præstation.
Men som mødeleder må du også lave din egen vurdering af, om alt gik, som du havde designet. Disse erfaringer kan du bruge til at planlægge det næste møde i gruppen for hele tiden at have fokus på, at gøre næste møde bedre end det foregående. Fordi høj mødekvalitet skaber handlekraft og dermed resultater. Der er to greb, der er særligt gode at anvende her.
- Design, dvs. måden dagsorden er bygget op på, og hvordan processen omkring den er.
- Personlig direkte feedback til den enkelte mødedeltager.
Evaluer dine mødedeltagere en for en
Det er en god øvelse at evaluere sine mødedeltagere efter et møde. Heri ligge god feedback til dig som mødeleder men også vigtigt materiale til kommende én-til-én-møder.
Her er fem gode spørgsmål:
- Havde hun læst det fremsendte materiale og gjort sig de overvejelser, du havde bedt om?
- Mødte hun op til tiden og klar til at indgå i drøftelserne?
- Bidrog hun til at holde drøftelserne på sporet, så I blev ved emnet?
- Var hun åben, ærlig, direkte og fuldstændig i sine bidrag til drøftelserne?
- Var hun konstruktivt f.eks. ved at kende sin timing i forhold til at forslå nye emner eller efterspørge yderligere materiale?
Justér dit design
Hvis svaret er nej til flere af punkterne ovenfor ved flere af deltagerne, tyder det på, at du skal justere designet af din dagsorden. Her er nogle typiske fejl, som i første omgang skal elimineres:
- Dagsorden kommer ud for sent.
- Materiale til dagsorden kommer i flere forskellige mails.
- Bilag er ubearbejdede, og det er uklart, hvad modtageren skal forholde sig til.
- Dagsordenspunkter er ikke motiverede, dvs. modtager ved ikke, hvorfor dette skal drøftes, og hvad resultatet af drøftelsen skal være.
- Der er for mange dagsordenspunkter.
- Mødet har ikke ét klart formål og det vigtigste punkt kommer for sent på dagsorden.
Giv direkte personlig feedback
Hvis der er én ting, der er helt afgørende at tale igennem på én-til-én-møder med dine referencer, så er det adfærd på møderne. Det er på møderne gruppen arbejder sammen og viser sin styrke. Meget små justeringer vil skabe enorm effekt og den energi der skaber både i og uden for gruppen er af allerstørste betydning. Møderne er gruppens samarbejdsplatform.
Hvis du har svaret nej til et eller flere af punkterne ovenfor er det vigtigt at få talt med din mødedeltager om det. én til én. Fortæl direkte hvad du oplever og giv eksempler. Undgå at analyse, hvad du tror årsagen er, men hold dig til det, du rent faktisk oplevede. Lyt til din kollegas forklaring på sin adfærd og drøft, hvordan det kan rettes på til næste møde.
Ofte handler det om at mødedeltagerne ikke prioriterer tid til forberedelse og en god aftale er dermed at drøfte, hvordan hun finder den fornødne tid og anvender den bedst muligt.
Læs mere:
Fem stærke mødevaner enhver på en arbejdsplads bør mestre
