Man kan sagtens lave et godt mødesystem selv, med de gængse systemer der er til rådighed. Men det kræver en høj disciplin, og det er ikke bare dig selv, der skal følge den. Det skal også alle andre, der leder møder i jeres virksomhed.

For at have en god mødekultur er det nemlig nødvendigt, at alle i organisationen bidrager til gode møder. I BetterMeetings digitaliserer vi de gode mødevaner, så det er let for alle at udleve dem.

Som alle andre mødesystemer vil I opleve, at I kan minimere den administrative tid før og efter møderne. Det skyldes, at alle dokumenter og processer omkring mødet bliver struktureret, som det er mest optimalt for jer.

Men BetterMeetings mødesystem handler allermest om at skabe handlekraft gennem møder, der nytter og flytter. Vi påvirker mødekvaliteten og gør det let for alle at involvere sig. Det sker gennem en række indbyggede processer.

Vores mødesystem flytter adfærd, fordi tre ender mødes. Derfor virker det:

1. Bedste praksis. Systemet bygger – som det eneste i øvrigt – på videnskabelige dokumentation om, hvad der skaber effektive møder. Den fokuserer således på proces og indhold samtidig med at den holder styr på mødedokumenterne. (feks. bliver du mindet om at forberede dig, får designtips, så der er større gennemsigtighed og klarhed, påmindelser om aftaler – alle sammen små ting, der løfter kvaliteten og ad den vej reducere mængden af møder)

2. Denne bedste praksis er digitaliseret – dvs. det er let for alle at tilegne sig de nye vaner, fordi det sker automatisk.

3. Systemets opsætningsmuligheder gør det let at sætte systemet op på netop den måde, den enkelte gruppe allerede arbejder. Dvs. forandringen kan tages i små skridt mod bedste praksis. Det sikrer ejerskab og dermed vedvarende og holdbar effekt.

Der findes mange gode mødesystemer på markedet. De fleste er skabt for at håndterer dokumenttunge og dokumentationskrævende møder.

BetterMeetings mødesystem er primært udviklet for at forbedre mødekultur i hele organisationen. Det gør det muligt at tage nogle centrale beslutninger om, hvordan møder skal drives, digitalisere det og dermed sikre, at de nye gode vaner er lette at tilegne sig for alle.

Samtidig er der mulighed for lokal tilpasning til de særlige behov. Hver gruppe definerer således sine egne deadlines for, hvornår dagsorden sendes ud, referat skal være færdigt, faste mødepunkter, årsrytme, grunddokumenter, fællesskab om design, referat, opgaveløsning etc.

Systemet løfter kvaliteten af møder, fordi det skaber en gennemsigtighed. Nedad betyder det, at det bliver let og påkrævet at involvere sig. Opad bliver det let at få overblik over alle mødefora og deres liv, og der kan løbende trækkes statistiker til optimering i hver gruppe.

Hertil letter det mødeleder/administrator, som får udkast til dagsorden og automatisk opfølgning på aftaler. Der er hjælpe-redskaber til at designe en dagsorden, der gør det let at involvere sig og som derigennem skaber et ejerskab, der sikrer handling mellem møder.

Implementering af systemet kræver ingen træning og ingen særlig IT indsigt.

Systemet sender mail, hver gang opmærksomhed er påkrævet, og adgang fås direkte fra mail.
Systemet kan selvfølgelig også tilgås fra en app på skrivebord eller hjemmeskærm.

Men det kræver en ildsjæl, der brænder for at skabe større handlekraft gennem bedre mødekvalitet, og som vil spille bold med BetterMeetings om at lave den bedst tænkelige opsætning for jer.

Derfor anbefaler vi, at

1. begynde i én enkelt intern gruppe og køre fire møder her. Her skal mødelederen spille sammen med BetterMeetings om opsætning, mens deltagerne alene vil opdage en ny måde at få dagsorden på. Dette er uden beregning.

2. Først herefter skal IT involveres og de nødvendige integrationer laves til (f.eks. outlook, dokumentstyring etc.) Hvis der ønskes tilbud på dette, inden vi går i gang, behøver vi en oversigt over hvilke systemer, der evt. skal integreres til.

3. Samtidig skal der tages stilling til hvor mange beslutninger vedr. mødekultur, der skal tages centralt, og hvad der skal kunne sættes op af den enkelte mødeleder. Hvis der ønskes tilbud på dette, inden vi går i gang, behøver vi en fornemmelse af, hvor mange grupper, der evt. skal på systemet.

4. Først når dette er gjort og testet, tages resten af organisationen ind og det aftales, hvilken rapportering der skal ske løbende til ildsjælen.